Bericht des Aufsichtsrats

Foto: Aufsichtsrat Fuhrmann
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
Foto: Begrüßung Aufsichtsrat

der Aurubis-Konzern hat im Geschäftsjahr 2015/16 ein operatives Ergebnis vor Steuern (operatives EBT) von 213 Mio. € erwirtschaftet. Die Leistungen von Vorstand, Führungspersonal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in allen Bereichen verdienen erneut unsere Anerkennung.

Positiv wirkten sich im Geschäftsjahr der hohe Absatz von Gießwalzdraht und Stranggussprodukten, verbesserte Schmelz- und Raffinierlöhne für Kupferkonzentrate sowie der optimierte Einsatzmix aus. Ebenso trug der starke Dollar zum Ergebnis bei.

Negativ beeinflusst wurde das Ergebnis insbesondere durch den geplanten Stillstand in Pirdop, ein geringeres Altkupferangebot, ein Überangebot von Schwefelsäure mit entsprechendem Preisdruck sowie ein geringeres Metallmehrausbringen bei gefallenen Metallpreisen und eine niedrigere Kathodenprämie.

Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Vorstand

Gemeinsames Ziel von Vorstand und Aufsichtsrat ist die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes der Aurubis AG und ihrer Konzerngesellschaften.

Der Vorstand hat den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend mittels jeweils zweier schriftlicher Berichte im Monat sowie in mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Angelegenheiten informiert. Hierzu zählen die Unternehmensstrategie, die Planung sowie wichtige Geschäftsvorfälle der Gesellschaft und des Konzerns, die damit verbundenen Chancen und Risiken sowie Fragen der Compliance.

Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse haben den Vorstand auch 2015/16 in der Leitung des Unternehmens eng begleitet, sorgfältig überwacht, ihm beratend zur Seite gestanden sowie die ihnen nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben umfassend wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat sich von der Recht- und Zweckmäßigkeit der Geschäftsführung überzeugt. In alle Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen war der Aufsichtsrat, wie nachfolgend näher erläutert, rechtzeitig und unmittelbar eingebunden.

Die für Aurubis bedeutenden Geschäftsvorgänge hat der Aufsichtsrat auf Basis der Berichte des Vorstands ausführlich erörtert. Den Beschlussvorschlägen des Vorstands hat der Aufsichtsrat nach gründlicher Prüfung und Beratung zugestimmt.

Der Aufsichtsrat wurde fortlaufend und detailliert über die Ergebnis- und Beschäftigungsentwicklung des Konzerns und der einzelnen Segmente sowie über die Finanzlage des Unternehmens unterrichtet. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen hat der Vorstand ausführlich erläutert und deren Gründe sowie die eingeleiteten Maßnahmen mit dem Aufsichtsrat diskutiert.

Der Aufsichtsratsvorsitzende stand auch außerhalb der Sitzungen in regelmäßigem Kontakt zum Vorstand, insbesondere zum Vorstandsvorsitzenden, und hat sich mit ihm über aktuelle Entwicklungen ausgetauscht.

Beratungen im Aufsichtsrat

Im Geschäftsjahr 2015/16 fanden vier ordentliche (am 10.12.2015, 23.02.2016, 07.06.2016 und 28.09.2016) Aufsichtsratssitzungen und eine außerordentliche (am 02.10.2015) Aufsichtsratssitzung statt. Im schriftlichen Umlaufverfahren wurden zwei Beschlüsse gefasst. Herr Dr. Faubel war entschuldigt an der Teilnahme der außerordentlichen Sitzung (02.10.2015) verhindert. Herr Prof. Vahrenholt nahm krankheitsbedingt telefonisch an der Aufsichtsratssitzung am 23.02.2016 teil. Die durchschnittliche Teilnahmequote der Aufsichtsratsmitglieder lag bei über 98 %. Der Aufsichtsrat tagte in einer Sitzung zeitweise ohne die Anwesenheit des Vorstandes. Das Amt von Herrn Dr. Drouven ruhte aufgrund seiner Entsendung in den Vorstand bis zum 31.10.2015.

Gegenstand regelmäßiger Beratung des Aufsichtsrats im Plenum waren der Geschäftsverlauf, die Beschäftigung im Konzern und die Entwicklungen des Ergebnisses, der Rohstoff-, Devisen- und der Energiemärkte. Der Aufsichtsrat befasste sich ebenfalls mit der Finanzlage und dem Stand der Investitionen. Insbesondere begleitete der Aufsichtsrat die Planung der Projekte „Future Complex Metallurgy (FCM)“ und „Tiefenreduktion (MSO - Metallurgical Slag Optimization)“, die Ergebnisentwicklung der Business Line Flat Rolled Products und diverse weitere Optimierungs- und Entwicklungsprojekte (Step up), die von Mitarbeitern der ersten und zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands vorgestellt wurden. In den Sitzungen wurde von den Vorsitzenden des Personalausschusses, des Prüfungsausschusses und des Technikausschusses über die Arbeit der Ausschüsse, die beschlossenen Vorschläge sowie die erzielten Ergebnisse berichtet.

In der außerordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats am 02.10.2015 wurde Herr Schachler zum Vorstandsvorsitzenden, beginnend ab 01.04.2016, bestellt sowie Frau Renate Hold-Yilmaz zur stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Des Weiteren besetzte der Aufsichtsrat die durch das Ausscheiden des ehemaligen stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden, Herrn Grundmann, frei gewordenen Plätze im Vermittlungs-, Personal- und Prüfungsausschuss neu. Im Umlaufverfahren beschloss der Aufsichtsrat, Herrn Erwin Faust bis zum Amtsantritt von Herrn Schachler zum Sprecher des Vorstands zu benennen. Im gleichen Verfahren wurden die Verantwortlichkeiten der einzelnen Vorstände bis zum Amtsantritt von Herrn Schachler übergangsweise neu verteilt. Ebenso beschloss der Aufsichtsrat, den beiden Vorständen für ihre temporär zusätzlichen Aufgaben nach billigem Ermessen eine Sondervergütung zu gewähren.

In der Sitzung am 10.12.2015 hat der Aufsichtsrat die Vergütung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014/15 auf Basis der ermittelten Zielerreichung festgelegt. Einzelheiten hierzu sind in diesem Geschäftsbericht unter dem Punkt „Vergütungsbericht“ erläutert.

In derselben Sitzung standen die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses 2014/15 mit dem darin enthaltenen Corporate Governance Bericht sowie die Vorbereitung der Hauptversammlung 2016 im Mittelpunkt der Beratung.

Zwischenzeitlich hatte Herr Schachler der Gesellschaft mitgeteilt, dass er erst ab dem 01.07.2016 als Vorstandsvorsitzender zur Verfügung stünde. Dementsprechend fasste der Aufsichtsrat die erforderlichen Beschlüsse, um der neuen Situation Rechnung zu tragen. In diesem Zusammenhang erhöhte der Aufsichtsrat den Rahmen der Sondervergütung für die Vorstände maßvoll. Der Vorstand berichtete über die Entwicklung der Business Line Flat Rolled Products und die Planung des Projektes „FCM“. Ferner stimmte der Aufsichtsrat der Änderung des „Katalogs der zustimmungspflichtigen Geschäfte“ zu.

In der Sitzung am 23.02.2016 befasste sich der Aufsichtsrat mit der Ertragslage nach Ablauf des ersten Quartals des Geschäftsjahres sowie mit den Entwicklungen in der Business Line Flat Rolled Products. Die Verantwortliche für das "Step up"-Monitoring gab dem Aufsichtsrat einen zusammenfassenden Überblick über den Status der im Rahmen des sogenannten „Step up-Programms“ aufgesetzten Optimierungs- und Entwicklungsprojekte.

Der Vorsitzende des Technikausschusses berichtete über die erste Sitzung des Ausschusses und ging hierbei u. a. auf den Stand der Planung des Projektes „FCM“ sowie auf den Umsetzungsstand des Projektes „SCOPE“ (Supply Chain Optimization and Excellence) ein. Der Aufsichtsrat genehmigte einen langfristigen Vertrag mit einem bulgarischen Dienstleister, der die Errichtung von Tankkapazitäten und Umschlagseinrichtungen für die externe Schwefelsäurelogistik im Hafen von Burgas, Bulgarien ab Ende 2017 umfasst.

In der Sitzung am 07.06.2016 befasste sich der Aufsichtsrat mit dem Verlauf des Stillstandes in Pirdop und den Auswirkungen eines geringeren Durchsatzes von Konzentraten auf das Ergebnis des Aurubis-Konzerns. Der Vorstand und die jeweilige Projektleitung berichteten dem Aufsichtsrat über den Stand der Planung der Projekte „MSO“ und „FCM“.

Der Aufsichtsrat genehmigte das Vorhaben, mit dem die Aurubis AG Teile der Hansestadt Hamburg mit Fernwärme versorgen wird (Projekt „Fernwärme Hamburg“). Die Genehmigung steht unter dem Vorbehalt, dass die in Aussicht gestellten öffentlichen Fördermittel zu erhalten sowie des Baus einer entsprechenden Versorgungstrasse. Der Aufsichtsrat wurde durch den Leiter der Rechtsabteilung ausführlich über die Neuerungen der Marktmissbrauchsverordnung und deren Umsetzung informiert.

Die Aufsichtsratssitzung vom 28.09.2016 fand am Standort Pirdop in Bulgarien statt. Der Aufsichtsrat nutzte den Besuch, um sich intensiv mit dem Standort zu befassen, an dem in den letzten Jahren erhebliche Investitionen getätigt worden waren. Im Rahmen einer ausführlichen Besichtigung des Standorts konnte sich der Aufsichtsrat von dem sehr guten Zustand des Werkes überzeugen.

Schwerpunkte der Aufsichtsratssitzung waren erneut die Projekte „MSO“ und „FCM“. Der Aufsichtsrat genehmigte in dieser Sitzung die Konzern-Investitions- und Finanzplanung. Ferner befasste sich das Gremium mit dem Budget für das nächste Geschäftsjahr und setzte das Ziel-EBT für die Vorstandsvergütung fest.

Ausschüsse

Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hatte der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2015/16 insgesamt fünf Ausschüsse gebildet, um die Arbeit im Plenum effektiv zu unterstützen. Die Ausschüsse bereiteten die Beschlüsse des Aufsichtsrats sowie die Themen vor, die im Plenum zu behandeln waren. Der Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz und der Nominierungsausschuss haben im Berichtsjahr nicht getagt.

Allgemeine Ausführungen zur Zusammensetzung und Arbeitsweise des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse finden sich in der diesjährigen Erklärung zur Unternehmensführung als Teil des Lageberichts der Aurubis AG.

Sämtliche Mitglieder haben an allen Ausschusssitzungen teilgenommen.

Arbeit des Personalausschusses

Der Personalausschuss trat im Berichtszeitraum zweimal zusammen. In den Sitzungen befasste er sich mit der Verschiebung des Amtsantritts von Herrn Schachler. Er erarbeitete den Vorschlag, Herrn Faust für die Übergangszeit zum Sprecher des Vorstandes zu ernennen, die neue übergangsweise Ressortverteilung sowie einen Vorschlag für die Ausgestaltung einer Sondervergütung für den Vorstand.

Arbeit des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss trat im Berichtszeitraum viermal zusammen. In allen Sitzungen prüfte er die Quartalsberichte bzw. den Jahres- und Konzernabschluss des abgelaufenen Geschäftsjahres und erörterte diese mit dem Vorstand. Er befasste sich außerdem mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontroll- und des Revisionssystems sowie mit dem Risiko- und Compliance-Management des Konzerns. In allen Sitzungen beschäftigte sich der Ausschuss mit der Ergebnisentwicklung des Konzerns.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Herr Dr. Ernst Wortberg, verfügt über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren. Er ist unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft.

Neben der Erteilung des Prüfungsauftrags und der Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer legte der Ausschuss die Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung 2015/16 fest, und zwar:

  • Prüfung der Herleitung des operativen Ergebnisses
  • Prüfung der Bewertung der Buchwerte der Beteiligungen, die von Aurubis gehalten werden
  • Prüfung der Einführung des SAP-Treasury-Systems der Aurubis Bulgaria AD

Ferner überwachte der Prüfungsausschuss die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, holte die nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlene Erklärung zu dessen Unabhängigkeit ein und befasste sich mit den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen. Der vorgesehene Abschlussprüfer verpflichtete sich in diesem Zusammenhang, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten.

Der Prüfungsausschuss ermächtigte den Vorstand, den Abschlussprüfer in einem begrenzten Rahmen ab dem 01.10.2016 auch mit zulässigen Nichtprüfungsleistungen zu beauftragen.

Vertreter des Abschlussprüfers haben an einer Sitzung des Prüfungsausschusses teilgenommen und berichteten über die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses.

Arbeit des Technikausschusses

Der Technikausschuss trat im Berichtszeitraum zweimal zusammen. Neben der Begleitung diverser Optimierungs- und Entwicklungsprojekte war der Ausschuss im Wesentlichen mit den Projekten „MSO“ und „FCM“ befasst. Bei diesen beiden Projekten stellten der Vorstand und die Projektleiter dem Ausschuss den bisherigen Stand der technischen Planung vor. Der Ausschuss erörterte neben den technischen Konzepten auch die jeweilige Investitionsplanung sowie Wirtschaftlichkeitsrechnung der einzelnen Projekte.

Corporate Governance und Entsprechenserklärung

Die regelmäßige Effizienzprüfung wurde vom Aufsichtsrat in der Sitzung am 28.09.2016 vorgenommen. Der Aufsichtsrat stellte nach ausführlicher Diskussion seine Effizienz fest.

Über die Corporate Governance bei der Aurubis AG berichtete der Vorstand zugleich auch für den Aufsichtsrat gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Erklärung zur Unternehmensführung und im Bericht zur Corporate Governance, die Teil des Lageberichts sind.

Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG haben am 04.11.2016 die aktualisierte Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex gem. § 161 AktG abgegeben und unter www.aurubis.com dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Die Aurubis AG entspricht den Kodex-Empfehlungen mit zwei Ausnahmen. Nähere Informationen hierzu können der Entsprechenserklärung entnommen werden.

Interessenkonflikte

Interessenkonflikte von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen sind und über die die Hauptversammlung zu informieren ist, traten nicht auf. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied bzw. nahestehenden Personen oder Unternehmungen gab es keine.

Prüfung des Abschlusses der Aurubis AG und des Konzerns

Der vom Vorstand nach den Regeln des HGB aufgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft und der nach internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) aufgestellte Konzernabschluss für das Geschäftsjahr vom 01.10.2015 bis zum 30.09.2016 sowie der zusammengefasste Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern wurden gemäß Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 24.02.2016 und der anschließenden Auftragserteilung durch den Aufsichtsrat von der PricewaterhouseCoopers AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, geprüft. Der verantwortliche Wirtschaftsprüfer war Herr Matthias Kirschke, der den Konzern und die Gesellschaft im vierten Jahr als verantwortlicher Wirtschaftprüfer geprüft hat. Der Abschlussprüfer erteilte jeweils uneingeschränkte Bestätigungsvermerke.

Am 13.12.2016 fand die Bilanzaufsichtsratssitzung statt. Alle Aufsichtsratsmitglieder erhielten rechtzeitig vor dieser Sitzung die Jahresabschlussunterlagen und Prüfungsberichte sowie den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und alle sonstigen Vorlagen. Diese Unterlagen wurden in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ausführlich besprochen. Der Abschlussprüfer nahm an dieser Sitzung teil, berichtete ausführlich über den Prüfungsverlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfungen und stand dem Aufsichtsrat für ergänzende Auskünfte und Diskussionen der Unterlagen sowie seiner ergänzenden Ausführungen zur Verfügung.

Nach ausführlicher Besprechung der Prüfungsergebnisse und nach eingehender Auseinandersetzung mit dem Bericht des Abschlussprüfers sowie dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und auf Basis seiner eigenen Prüfung und Erörterung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die Gesellschaft und den Konzern stimmte der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zu. Der Aufsichtsrat stellte fest, dass keine Einwendungen zu erheben sind, und billigte in der Bilanzsitzung gemäß den Empfehlungen des Prüfungsausschusses den Jahresabschluss, der damit festgestellt ist, sowie den Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht. Der Aufsichtsrat schloss sich dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns an.

Veränderungen im Aufsichtsrat und Vorstand

Herr Dr. Bernd Drouven war vom 01.11.2014 bis zum 31.10.2015 gem. § 105 Abs. 2 AktG in den Vorstand entsandt und als Vorstandsvorsitzender bestellt worden. Während dieser Zeit ruhte sein Aufsichtsratsmandat. Herr Dr. Drouven ist seit dem 01.11.2015 wieder aktives Mitglied des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat dankt Herrn Dr. Drouven für seine Bereitschaft und sein großes Engagement zugunsten der Aurubis AG. Vom 01.11.2015 bis zum 30.06.2016 war Herr Faust Sprecher des Vorstands und leitete mit Herrn Dr. Stefan Boel interimistisch den Konzern. Am 01.07.2016 hat Herr Jürgen Schachler seine Tätigkeit als neuer Vorstandsvorsitzender der Aurubis AG aufgenommen.

Herr Ralf Winterfeldt ist zum 01.10.2015 als Ersatzmitglied (für Herrn Hans-Jürgen Grundmann) in den Aufsichtsrat nachgerückt. Am 02.10.2015 hat der Aufsichtsrat Frau Renate Hold-Yilmaz zur neuen stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gewählt.

Hamburg, Dezember 2016

Der Aufsichtsrat

Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann

Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
Vorsitzender